Podmioty, placówki, które posiadają stronę Biuletynu Informacji Publicznej są zobowiązane do poinformowania o tym fakcie ministra właściwego do spraw informatyzacji celem wprowadzenia informacji o podmiocie, prowadzącym stronę BIP na stronie głównej BIP: www.bip.gov.pl. Rozdział czwarty Rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej zawiera zapisy dotyczące przekazywania informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP. Ponieważ katalog podmiotów określony w art. 4 ust. 1 i 2 Ustawy jest katalogiem otwartym (co oznacza, że nie można stworzyć spisu wszystkich podmiotów zobowiązanych do prowadzenia stron BIP), to na stronie głównej BIP (www.bip.gov.pl) zamieszczone są jedynie informacje o podmiotach, które zgłosiły fakt prowadzenia własnej strony podmiotowej BIP.
Zadaniem redaktora strony BIP placówki (podmiotu) jest zatem przekazanie wybranych informacji o obsługiwanym przez siebie podmiocie do zamieszczenia na www.bip.gov.pl, a także dbanie o ich aktualność na stronie głównej Biuletynu. Przekazywanie to odbywa się poprzez formularz dodania podmiotu, aktualizacji jego danych lub przesunięcia danych podmiotu do archiwum.
Do informacji o podmiocie prowadzącym stronę BIP zaliczają się:
Dane podstawowe
-
nazwa podmiotu,
-
logo podmiotu (opcjonalnie).
Dane strony podmiotowej BIP
-
adres URL (czyli adres internetowy strony podmiotowej BIP),
-
imię i nazwisko redaktora (w przypadku wielu redaktorów wybranej osoby),
-
numer telefonu redakcji,
-
numer faksu redakcji.
Dane uzupełniające
-
kod pocztowy i miejscowość,
-
ulica,
-
numer domu,
-
numer telefonu,
-
numer telefaksu,
-
lokalizacja na mapie wskazująca położenie podmiotu.
Aby zarejestrować podmiot, który jest zobowiązany do prowadzenia własnej strony BIP należy na stronie http://www.bip.gov.pl/users/register zarejestrować się jako użytkownik i po zalogowaniu wykonać proces rejestracji, dodając podmiot, podmiot nadrzędny oraz podstawowe dane podmiotu dodawanego:
1. nazwę podmiotu
2. adres e-mail podmiotu
3. adres e-mail redaktora strony podmiotowej BIP
4. imię użytkownika – domyślnie zawiera dane z profilu użytkownika
5. nazwisko użytkownika – domyślnie zawiera dane z profilu użytkownika.
Następnie użytkownik otrzymuje e-mail wysłany z www.bip.gov.pl na adres e-mail podany w procesie rejestracji podmiotu jako redaktora i postępuje zgodnie z poleceniami podanymi w mailu.
Kliknięcie odsyłacza kończącego procedurę dodania podmiotu, podanego w mailu:
- powoduje otworzenie okna przeglądarki z wnioskiem do wydruku, zawierającym dane podane podczas elektronicznej rejestracji oraz
- potwierdza rejestrację elektroniczną.
Należy wydrukować wniosek, podpisać i podstemplować (czynności te powinien wykonać kierownik jednostki), a następnie wysłać wniosek:
- pocztą tradycyjną na adres redakcji albo
- faksem na nr faksu redakcji albo
- e-mailem jako skan wniosku dołączony do listu.
Następuje autoryzacja zarejestrowanego użytkownika na podstawie przesłanego wniosku i przypisanie mu dostępu do rejestrowanego podmiotu. Użytkownik staje się redaktorem strony podmiotowej BIP dla rejestrowanego podmiotu.
Pracownik MC weryfikuje poprawność danych i zatwierdza wniosek, lub odrzuca podając przyczyny odrzucenia. W takim wypadku należy zarejestrować podmiot od początku. Jeśli pracownik zatwierdził wniosek, należy kontynuować proces rejestracji podmiotu opisany w kolejnych punktach.
Na adres e-mail użytkownika i adres e-mail podmiotu zostaje wysłany list elektroniczny z informacją o autoryzacji lub z informacją o odrzuceniu wniosku. W wypadku zatwierdzenia wniosku użytkownik zostaje poinformowany o fakcie otrzymania funkcji redaktora strony podmiotowej BIP.
Użytkownik loguje się do serwisu www.bip.gov.pl aby uzupełnić dane zarejestrowanego podmiotu:
4.Ulica: wybór z listy wyboru dla wybranego uprzednio miasta
5.Numer domu
6.Kod pocztowy
7.Poczta
8.Numer telefaksu
9.Numer telefonu
10.Logo podmiotu
11.Google Maps link.
Dane strony podmiotowej BIP:
1.Adres URL
2.Numer telefonu redakcji
3.Numer faksu redakcji
Proces rejestracji i edycji został szczegółowo opisany w Podręczniku redaktora SPBIP.
„Rozdział 4
Zakres i tryb przekazywania informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie
głównej Biuletynu Informacji Publicznej
§ 12. 1. Podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy, przekazują ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informacje niezbędne do prowadzenia strony głównej BIP, w tym o URL utworzonej przez siebie strony podmiotowej BIP.
2. Podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy, powiadamiają niezwłocznie ministra właściwego do spraw informatyzacji o zmianach w treści informacji, które przekazały w celu
zamieszczania na stronie głównej BIP.
§ 13. Przekazywanie informacji, o których mowa w § 12 ust. 1, oraz powiadamianie ministra właściwego do spraw informatyzacji o zmianach w treści tych informacji następuje w terminie zapewniającym zachowanie zgodności treści strony głównej i stron podmiotowych BIP, niezwłocznie po wprowadzeniu na stronie podmiotowej BIP tych zmian.
§ 14. 1. Przekazywanie informacji, o których mowa w § 13, odbywa się poprzez moduł administracyjny strony głównej BIP.
2. Administrator strony głównej BIP jest obowiązany niezwłocznie potwierdzić odbiór i zamieścić na stronie głównej BIP informacje, o których mowa w ust. 1.”
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 18 stycznia 2007 r.
w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej